Parlementaire vraag en antwoord : Over digitale documenten

Administratieve vereenvoudiging ... ? Met mondjesmaat. Ik heb in juni een parlementaire vraag gesteld en ondertussen antwoord gekregen (lees hieronder). Wie heeft er concrete suggesties betreffende deze materie ?

Auteur :Karel Uyttersprot, N-VA
Departement : Vice-eersteminister en minister van Werk en Gelijke Kansen, belast met het Migratie- en asielbeleid - Sub-departement Werk en Gelijke Kansen
Titel : Het digitaal opslaan van documenten (MV 2848).
Datum indiening : 06/06/2011
Taal : N
Status vraag : Antwoorden ontvangen


Vraag

In de bedrijven circuleren massa's documenten en verslagen. Bepaalde documenten hebben een bewijswaarde voor de fiscus, de klant, enzovoort en zijn onderhevig aan bewaartermijnen die wettelijk zijn vastgelegd (cfr. boekhouding, contracten, plannen, enzovoort). Het digitale exemplaar moet een wettelijke bewijswaarde hebben. Indien dit niet het geval is, mag men de papieren versie niet vernietigen. Hierbij willen wij wel een onderscheid maken tussen courante commerciële en administratieve documenten (contracten, facturen, bepaalde aangiften) en bewijsarchieven met een economisch-cultureel wetenschappelijk belang (aktes, verslagen, enzovoort). Mijn vraag gaat dan ook hoofdzakelijk naar de eerste categorie documenten waarop administratieve vereenvoudiging perfect toepasbaar is. Bedrijven houden vele documenten steeds meer en meer bij in pdf-vorm.

1. Worden er initiatieven genomen om de verplichting tot bijhouden ervan te vergemakkelijken en mogelijk te maken via nieuwe technieken?

2. Wij denken hier meerbepaald aan:
a) facturen in pdf-vorm, juridische stukken zoals ingebrekestellingen, klachtenbrieven, overeenkomsten, enzovoort.
b) Geven in geval van administratieve vereenvoudiging, de stukken die bijgehouden worden via nieuwe technieken de nodige bewijskracht voor de onderneming in geval van betwisting?
c) sociale en HR-documenten zoals arbeidsovereenkomst, loonfiches, arbeidsreglement, enzovoort.


Status : 1 - normaal antwoord - Gepubliceerd antwoord
Publicatie antwoord : B038
Publicatiedatum : 11/08/2011, 20102011

Antwoord


Het wettelijke kader voor het elektronisch opmaken en bezorgen van bepaalde documenten in de arbeidsrelatie is terug te vinden in hoofdstuk II van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen. Voormelde wet behoort tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Economie.

De wet diverse bepalingen van 3 juni 2007 creëert het kader voor het elektronisch opmaken en bezorgen van volgende documenten in het kader van de arbeidsrelatie:

- de individuele rekening;
- de staat van de prestaties van de werknemer zoals bepaald in artikel 9quater van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der werknemers; - de loonafrekening;
- het schriftelijk document dat moet worden overhandigd aan een werknemer die in het buitenland langer dan één maand moet werken (artikel 20bis van de wet van 3 juli 1978);
- het getuigschrift van werk zoals bepaald in artikel 21 van de wet van 3 juli 1978, dat wordt overhandigd op het einde van de arbeidsrelatie.

Het gaat om een limitatieve lijst van documenten, die evenwel door de Koning kan worden uitgebreid. Vooralsnog is er geen dergelijk koninklijk besluit genomen. Ook een collectieve arbeidsovereenkomst kan het elektronisch versturen en opslaan van andere bij collectieve arbeidsovereenkomst ingevoerde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer mogelijk maken. Bij onderling akkoord moeten de werkgever en de werknemer bepalen welke documenten in het kader van hun individuele arbeidsrelatie kunnen worden verstuurd en opgeslagen. Voormelde documenten moeten bovendien het voorwerp uitmaken van een archivering bij een elektronische archiveringsdienst.

De verlener van een elektronische archiveringsdienst wordt gedefinieerd als elke natuurlijke of rechtspersoon die, op verzoek van de werkgever, een dienst verleent in verband met het bewaren van elektronische gegevens en die voldoet aan de voorwaarden inzake het verlenen van deze diensten zoals bepaald door de wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader voor sommige verleners van vertrouwensdiensten. In de huidige stand van de teksten is een dergelijke archivering bij een externe archiveringsdienst vooralsnog niet mogelijk bij ontstentenis van een koninklijk besluit genomen op grond van de wet van 15 mei 2007, dat de voorwaarden moest bepalen waaraan de verlener van een elektronische archiveringsdienst moet voldoen. Aangezien voormelde wet tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Economie behoort, kan voor een laatste stand van zaken contact worden opgenomen met de FOD Economie.



Anderzijds werd er recentelijk ook een wettelijk kader gecreëerd voor elektronische aangetekende zendingen door de wet van 13 december 2010 tot wijziging van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, van de wet van 17 januari 2003 met betrekking tot het statuut van de regulator van de Belgische post- en telecommunicatiesector en tot wijziging van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten (verder: wet van 13 december 2010). Ook deze wet behoort tot de bevoegdheid van de Federale Overheidsdienst Economie.

Deze wet van 13 december 2010 brengt een juridische gelijkstelling van de elektronisch aangetekende zending met de klassieke aangetekende zending tot stand.

Weliswaar moet de elektronische aangetekende zending aan de terzake wettelijk opgelegde voorwaarden voldoen, wil ze kunnen genieten van deze juridische gelijkstelling. Opgemerkt dient te worden dat de dienstverlener van de elektronisch aangetekende zending zelf aan een aantal voorwaarden moet voldoen. Het principe van de juridische gelijkstelling wordt bekomen door artikel 7 van de wet van 13 december 2010.

Artikel 7 van de wet van 13 december 2010 bepaalt: "Artikel 135 van dezelfde wet (lees: de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven, ingevoegd bij de wet van 21 december 2006), gewijzigd bij het koninklijk besluit van 9 juni 1999, wordt vervangen als volgt: § 2. Aan alle verplichtingen opgenomen in deze en alle andere wetten die betrekking hebben op aangelegenheden als bedoeld in artikel 78 van de Grondwet en hun uitvoeringsbesluiten die betreffende de aangetekende zendingen de woorden 'ter post', 'bij de post', 'per post' of elke andere soortgelijke verwijzing bevatten is voldaan wanneer gebruik wordt gemaakt van een aangetekende zending zoals gedefinieerd in artikel 131, 9°, van deze wet of gebruik wordt gemaakt van een elektronisch aangetekende zending overeenkomstig de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen, de elektronisch aangetekende zending en certificatiediensten."

Dit alles heeft tot gevolg dat het op dit ogenblik (bij ontstentenis van CAO) niet mogelijk is om andere dan de in de wet van 3 juni 2007 geviseerde documenten in het kader van de arbeidsrelatie elektronisch op te maken en te bezorgen, tenzij gebruik gemaakt wordt van bovenstaand systeem van de elektronische aangetekende zending voor die documenten waarvoor de wet heeft bepaald dat zij aangetekend dienen te worden verstuurd. In dat geval voorziet de wet immers in een juridische gelijkstelling met de klassieke aangetekende zending (zie boven).

Zo kan bijvoorbeeld een opzeggingsbrief via het systeem van de elektronische aangetekende zending worden verzonden, omdat de wet van 3 juli 1978 bepaalt dat hij bij een ter post aangetekende brief dient te worden verstuurd: in dat geval kan dan ook toepassing worden gemaakt van de juridische gelijkstelling voorzien door de wet van 13 december 2010.

Het arbeidsreglement daarentegen zal niet elektronisch kunnen worden opgemaakt en verstuurd, omdat ten eerste de wet niet bepaalt dat het arbeidsreglement per aangetekende zending moet worden verstuurd, waardoor van de juridische gelijkstelling voorzien door de wet van 13 december 2010 geen gebruik kan worden gemaakt en ten tweede de wet van 3 juli 2007 het arbeidsreglement niet opneemt in de lijst van documenten die in het kader van de arbeidsrelatie elektronisch kunnen worden opgemaakt en bezorgd.